Foire aux questions

Logistique

Quel est le nombre d’enfant par séjour et comment sont-ils encadrés ?

Les enfants sont en moyenne 12 par séjour sauf les séjours Stage équitation, Equi’passion (8) et les séjours pour ados (26).

L’Association s’impose d’avoir un taux d’encadrement plus élevé que le minimum réglementaire : un adulte pour 5 enfants pour les moins de 9 ans et un adulte pour 6 enfants pour les plus de 9 ans.

Les activités techniques, comme l’équitation, l’environnement, la danse, le cirque, la vidéo, le sport … sont encadrées par des animateurs qualifiés dans chaque discipline spécifique (BPJEPS-BTS environnement …)

Mon enfant n’a pas tout à fait 6 ans, puis-je l’inscrire ?

Pour venir, il doit avoir 6 ans au moins au premier jour de son séjour. Nous n’avons pas d’agrément pour accueillir les enfants de moins de 6 ans et n’acceptons que les mineurs.

Mon fils voudrait venir avec un copain. Pourront-ils dormir ensemble ?

S’ils sont inscrits sur le même séjour, il n’y a aucun problème, il faudra simplement le préciser sur la fiche sanitaire à l’endroit indiqué.

S’ils sont inscrits sur des séjours différents, l’organisation est plus complexe et surtout c’est plus ennuyeux pour l’enfant qui se trouve séparé de son groupe d’activités de la journée. Si l’enfant le demande expressément, nous pourrons le faire.

Peut-on joindre les enfants pendant leurs séjours ?

Oui, de plusieurs manières :

  • Vous pouvez lui fournir une carte téléphonique (cabine sur place) pour qu’il vous joigne de 18h à 19h
  • Par E-mails après le déjeuner (adresse fournie le jour de l’accueil)
  • Vous pouvez avoir des nouvelles tous les jours, grâce à notre service Infos-parents et notre blog (adresse, code transmis le jour de l’accueil).
  • En cas d’urgence, les directeurs(trices) de séjour ont un teléphone 24h/24h (le n° vous sera transmis le jour de l’accueil)
Pouvons-nous rendre visite à notre enfant pendant son séjour ?

Non, nous n’acceptons pas les visites. Pour des raisons de sécurité, nous ne permettons à aucun adulte étranger à la structure de pénétrer dans notre centre pendant nos séjours de vacances.

Si mon enfant est inscrit 2 semaines consécutives sur le même séjour, comment ça se passe ? Les activités sont-elles différentes ?

Chaque semaine est programmée selon un projet et un thème différent et avec une équipe différente. Les seules activités communes reprises chaque semaine sont les 2 séances d’équitation et le nourrissage des animaux de la ferme sur le centre du Loup-Garou.

Nous habitons le Nord de la France, proposez-vous un moyen de transport ?

Nous n’organisons pas de convoyage, nous proposons uniquement d’aller récupérer ou/et de retourner votre enfant à la gare de Saint-Maixent l’Ecole, moyennant un coût supplémentaire de 30 € par trajet.

La réservation et l’achat des billets de train sont à la charge des familles. Vous devez faire le maximum pour coïncider les dates et horaires de train avec les dates et horaires d’accueil du séjour. Vous pouvez visiter notre blog sur cavale.eklablog.com ou nous vous proposons un service interne de covoiturage entre particuliers.

À ce titre, l’Association propose uniquement les coordonnées de certains de ses clients désireux de proposer leurs services mais ne se charge pas de l’organisation.

Je ne peux pas amener ou récupérer mon enfant le jour de l’accueil, c’est une autre personne qui en aura la charge, est-ce possible ?

Vous pouvez charger une autre personne pour amener ou récupérer votre enfant, pour cela vous devez indiquer son nom et n° de téléphone à l’endroit indiqué sur la fiche sanitaire. En cas d’imprévu, si vous avez déjà renvoyé la fiche sanitaire ou si votre enfant est déjà en séjour, vous devez informer la direction par téléphone.

Comment s’organise le lavage des vêtements ?

Nous avons une personne responsable qui gère au quotidien le lavage du linge pour les incidents (pipi, ou autres…). Sinon, le linge est systématiquement lavé pour les enfants inscrits sur 2 semaines consécutives. Il est vivement conseillé de ne pas mettre de vêtements de valeur et de marquer tout le linge amené.

Si mon enfant cherche un adulte la nuit quelle qu’en soit la raison, que doit-il faire ?

Les chambres et les tentes des animateurs sont présentées le jour de l’arrivée et situées juste à côté de celles des enfants. Tous les soirs, l’équipe d’encadrement est en réunion de bilan quotidien et 1 animateur par bâtiment et camping est de garde. L’enfant peut s’adresser à tout moment de la nuit (ou de la journée) à son animateur référent.

Santé

Si mon enfant est malade pendant son séjour, comment ça se passe ?

Nous avons sur place 24h/24h un(e) assistant(e) sanitaire qui a pour mission : la gestion de l’infirmerie, l’administration des médicaments sur ordonnance, l’accompagnement des enfants en consultation chez le médecin ou à l’hôpital le plus proche.

Aucun médicament ne sera donné aux enfants sans ordonnance et sans l’avis du responsable légal.

Pour quelles activités un certificat médical est-il obligatoire ?

Il est systématiquement demandé un certificat médical de moins de 3 mois certifiant l’aptitude aux activités sportives. Tous nos séjours proposent des activités sportives.

Pour les séjours « Les Pieds dans l’eau », « Ados au Lambon » et « Ados à la mer », il est demandé un test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques, obligatoire pour participer aux activités nautiques.

Mon enfant a un régime alimentaire, comment sera-t’il suivi ?

La question vous sera posée sur la fiche sanitaire. L’information est transmise au servive de la restauration qui adaptera les repas pour l’enfant.

Mon enfant a des allergies, comment ça se passe ?

Il vous sera demandé sur la fiche sanitaire la cause de l’allergie et la conduite à tenir. Nous rappelons qu’aucun médicament ne sera donné aux enfants sans ordonnance médicale et sans l’avis du responsable légal.

Mon enfant est énurétique, comment ça se passe ?

L’animateur de garde vérifie tous les lits le matin pendant le petit-déjeuner des enfants. La literie est changée à ce moment-là, en toute discrétion.

Les chambres des enfants de 6/9 ans sont dans le même couloir que l’assistant(e) sanitaire et de l’infirmerie, ainsi l’enfant peut être pris en charge personnellement et gérer le problème à la vue de personne.

Argent

Quels sont les moyens de paiement ?

Tous les moyens de paiement sont possibles, sauf la carte bancaire. Nous accepterons l’enfant seulement si la totalité du séjour est réglée avant son arrivée (une date d’échéance vous sera indiquée).

Puis-je tout payer ou en partie le séjour en chèques-vacances ?

Oui. Vous pouvez utiliser vos Chèques-Vacances ANCV valables pour régler les arrhes et/ou le solde du séjour. Nous ne remboursons pas la différence si la valeur de vos chèques transmis est supérieure au montant du séjour demandé, c’est à vous de régulariser avec un autre moyen de paiement (chèque, mandat cash, etc…)

Peut-on échelonner les paiements ?

Oui. Nous acceptons verbalement une demande de votre part pour échelonner le solde de votre facture en maximum 3 fois. La totalité des arrhes doit être versée au moment de l’inscription.

Au delà de trois versements pour régler le solde avant le séjour, vous pouvez proposer un échéancier par écrit et nous envoyer tous vos chèques à retrait différés ou procéder par virement (à voir avec le bureau administratif).

Comment puis-je bénéficier des aides de la CAF ou de la MSA ?

Vous devez vous renseigner auprès de la CAF ou MSA de votre département si vous pouvez bénéficier d’aides pour les vacances de vos enfants de type : colonie/camp avec hébergement d’au moins 7 jours.

Certains organismes envoient systématiquement en début d’année les bons vacances ou passeport vacances aux familles bénéficiaires. Ces documents doivent nous être fournis avec le bulletin d’inscription pour en bénéficier (photocopie ou original suivant l’organisme).

La majorité des organismes d’aides sont conventionnés avec l’association, c’est pourquoi l’aide est directement versée à notre association et donc déduite de votre facturation.

Pour des aides plus spécifiques, prendre contact avec le bureau administratif.

Existe t’il d’autres aides ?

Vous pouvez contacter les bourses du Conseil Général de votre département, votre Comité d’Entreprise, la caisse d’Allocations Familiales, le Centre d’Action Sociale de votre municipalité.

Que vais-je recevoir après la réservation ?

Vous recevrez :

  • Le dossier sanitaire à retourner complet avec différents documents demandés à la date indiquée (attention l’enfant sera refusé si le dossier n’est pas complet)
  • L’inventaire pour préparer la valise
  • Le plan pour venir sur le lieu du séjour
  • Les horaires d’accueil et de départ
  • Le solde de la facture
Si mon enfant ne vient pas, suis-je remboursé ?

Toute annulation doit être adressée par écrit. L’adhésion sera retenue dans tous les cas.

  • Plus de 45 jours avant le départ, il est retenu 40 € de frais de dossier
  • Entre 45 et 30 jours avant le départ, il sera retenu 40 % du prix du séjour
  • Entre 30 et 15 jours avant le départ, il sera retenu 70 % du prix du séjour
  • Moins de 15 jours avant le départ, il sera retenu 90 % du prix du séjour
  • Aucun remboursement ne sera consenti si l’enfant quitte le centre avant la fin du séjour (sauf cas de force majeure)
  • Nous vous conseillons d’opter pour l’assurance annulation s’élevant à 2,5 % du montant total de votre facture

Cette assurance doit IMPÉRATIVEMENT être souscrite et réglée au moment de la réservation et au moins 30 jours avant le jour du départ (voir conditions d’inscription)

Les enfants ont-ils besoin de beaucoup d’argent de poche sur place ?

Nous conseillons la somme de 5 € à 7 € par semaine. La boutique est ouverte 3 fois dans la semaine à 13h00 pour des boissons fraîches et glaces et 1 fois le vendredi pour les souvenirs.

Pour les séjours d’ados au Lambon ou à la mer, nous conseillons entre 10 à 15 € pour les 10 jours (plus autonomes).